K2 и SharePoint 2013: Сравнение технических возможностей

«Microsoft удалось существенно улучшить функциональность управления бизнес-процессами в Windows. [...] Тем не менее, в SharePoint 2013 аналогичная функциональность далека от совершенства». — Gartner. SharePoint 2013: Good Progress but Missed Opportunities. — 26 февраля 2013 г.

С выходом SharePoint 2013 корпорация Microsoft расширила функционал работы с бизнес-процессами. Независимый механизм Workflow Manager 1.0 отделяет функциональность бизнес-процессов от других сервисов SharePoint и предлагает новые возможности среды выполнения.

Приложение Workflow Manager имеет версию 1.0, поэтому его функциональность пока отстает от возможностей ранее использовавшегося обработчика рабочих процессов SharePoint 2010. В результате, целый ряд сценариев требуют раздельного проектирования и создания бизнес-процессов в каждой версии. Без этого даже для простейших задач SharePoint 2013 требуется написание специализированного кода.

Несмотря на добавление новых функций, возможности работы с бизнес-процессами в SharePoint 2013 в целом ряде случае ограничены. Важно понимать, какие возможности у продукта есть, а каких нет, и почему для создания бизнес-приложений, отвечающих вашим требованиям, может потребоваться решение стороннего поставщика, например K2.

В этой статье приводится сравнение базовых возможностей приложений в области интеграции данных, построения форм и пользовательских интерфейсов, работы с бизнес-процессами и управления для K2 и SharePoint 2013. В каждой области приводится сравнение двух платформ.

Если рассматривать укрупнёно,  K2 предлагает следующие, дополняющие друг друга, преимущества при создании бизнес-приложений на базе SharePoint 2013:

• ИНТЕГРАЦИЯ ДАННЫХ. Среда смартобъектов K2 — механизм интеграции с любым источником данных или бизнес приложением, не требующий написания кода. Смартобъекты могут повторно использоваться в различных приложениях, позволяют обеспечить безопасный доступ к данным и гарантируют их целостность, так данные остаются в «своей» системе, без какого-либо копирования.
• ФОРМЫ ПРИЛОЖЕНИЙ. Интерфейсы приложений, выполненные в K2 smartforms, просты в создании, могут многократно использоваться и поддерживают все основные функции, необходимые для отображения важной информации в едином интерфейсе на любом типе клиентского устройства, будь то настольный компьютер или экран мобильного телефона.
• ПРОЕКТИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. Конструкторы бизнес-процессов в K2 изначально отличаются гибкостью и широким спектром возможностей, требуя меньших объемов кода при создании сложных сценариев. Различные виды конструкторов ориентированы на пользователей с совершенно разными навыками в области ИТ, от профессиональных программистов до обычных бизнес-пользователей, которые могут строить workflow для SharePoint 2013 без какого-либо программирования.
• УПРАВЛЕНИЕ ЗАДАЧАМИ. Единый глобальный список задач облегчает работу пользователей и повышает ее эффективность. Работа с задачами K2 возможна на любых платформах и с любого устройства.
• ИСПОЛНЕНИЕ ПРОЦЕССОВ. Сервер K2 предназначен для работы в промышленных средах. Он позволяет работать с важнейшими крупномасштабными бизнес-приложениями как в рамках SharePoint, так и без использования этой среды. При этом приложения могут находиться как на локальных серверах, так и в облачной среде. Уровень производительности систем может достигать более миллиона новых процессов в сутки.
• УПРАВЛЕНИЕ И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ. Графические интерфейсы и инструменты упрощают администрирование приложений; изучение сложных журналов ошибок более не требуется.
• ОТЧЕТНОСТЬ И АНАЛИТИКА. Готовые отчеты и конструктор новых отчетов K2 позволяют как администраторам, так и конечным пользователям создавать отчеты на базе важной информации без необходимости писать код. Поддержка собственного дата-провайдера, а также ADO.NET запросов к объектам данных (смартобъектам), позволяет создавать, читать или обновлять информацию в различных источниках (SharePoint, AD, SAP, SQL Server, Oracle, CRM и т.п.) одним единственным запросом.

РАССМАТРИВАЕМАЯ СИТУАЦИЯ

В документе предлагается подробный анализ различий между созданием приложений на базе процессов в K2 и построением бизнес-процессов в SharePoint 2013. Для наглядной демонстрации отличий между подходами в данном документе, в качестве примера, используется приложение для работы с заказами на продажу.

Приложение для утверждения заказов на продажу включает следующие компоненты:

• Информация о заказчике. Базовая информация о заказчике, например наименование компании, контактное лицо, регион продаж, которая хранится в списке SharePoint. Более подробная информация, например имя менеджера по работе с клиентами, кредитный лимит заказчика и лицензионные данные, хранится в CRM-системе, такой как Salesforce.com;
• Сам заказ. Эта информация, включая все позиции заказа, хранится в SharePoint в виде элементов списка;
• Документы заказа на покупку. Хранятся в виде документов в библиотеке SharePoint;
• История заказов. Информация о ранее выполненных заказах хранится в финансовой системе, например SAP;

В предлагаемом сценарии создается система одобрения заказов на продажу, которая позволит менеджеру по продажам подтверждать или отклонять их. На принятие решений в цепочке подтверждения заказа может влиять такая информация, как история заказов, кредитное ограничение и просроченные платежи (например, может потребоваться подтверждение со стороны финансового отдела).

Далее мы обсудим общие требования к построению приложений: интеграцию бизнес-данных, создание пользовательских интерфейсов и этапов бизнес-процесса, обмен информацией с конечным пользователем и важные административные вопросы, например управление бизнес-процессом и аналитика.

Будут рассмотрены следующие аспекты сценария подтверждения заказа:

• данные;
• формы и пользовательский интерфейс;
• проектирование бизнес-процессов;
• управление задачами;
• администрирование;
• отчетность и аналитика.

ДАННЫЕ

Данные являются основной бизнеса и систем. Именно поэтому важен не только способ доступа к данным, но и способ взаимодействия с ними и их представления. Ниже приводится сравнение способов работы с данными в бизнес-приложении K2 с решением на базе SharePoint 2013.

Доступ к данным вне SharePoint

K2: Стандартные возможности интеграции с SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics CRM, Oracle, Exchange, MS SQL Server, и пр. позволяют настраивать доступ к данным без программирования.

SharePoint 2013: Поддерживаются вызовы данных из бизнес-систем при помощи веб-сервисов посредством программного кода. Отсутствие поддержки BCS и внешних списков — один из примеров отсутствия паритета функций между рекомендуемыми стандартами организации бизнес-процессов SharePoint 2010 и имеющимися возможностями Workflow Manager.

Почему это имеет значение
Некоторые бизнес-системы не работают с веб-сервисами, а поскольку вызовы через API требуют привлечения разработчиков и написания кода, то это увеличивает время ввода в эксплуатацию, сложность и время, необходимое на обслуживание.

Пример из сценария
Информация о заказчике и истории заказов хранится вне SharePoint, поэтому, если приложение разработано с использованием SharePoint 2013, то потребуется использовать веб-сервис и привлекать ресурсы для программирования.

Доступ к данным SharePoint

K2: Архитектура смартобъектов K2 предоставляет доступ к данным SharePoint, позволяя использовать данные разных веб-сайтов, семейств веб-сайтов и ферм SharePoint, а также из Office365, создавая информационные объекты, которые можно повторно использовать в разных бизнес-процессах и приложениях.

SharePoint 2013: Приложения SharePoint имеют доступ только к той информации, которая расположена на том же узле SharePoint.

Почему это имеет значение
Если ваша среда SharePoint включает несколько семейств веб-сайтов, на которых хранятся необходимые приложениям данные, то для доступа к ним потребуются доработки. Увеличивается опять таки время ввода в эксплуатацию, сложность и время, необходимое на обслуживание.

Пример из сценария
В связи с требованиями по безопасности иногда требуется сохранять информацию о заказчиках и заказах на разных семействах веб-сайтов. Используя SharePoint, сложно обеспечить доступ каждому набору данных без доработок кода и/или дублирования информации.

Безопасность данных

K2: Платформа смарт-объектов K2 использует функции безопасности бизнес-системы, к которой она подключается. Благодаря этому пользователи получают доступ только к той информации, которую они имеют право просматривать и редактировать.

SharePoint 2013: Вызовы веб-сервисов либо работают с безопасностью данных напрямую, либо должны быть построены так, чтобы полноценно взаимодействовать с архитектурой безопасности бизнес-системы.

Почему это имеет значение

• Защита данных может быть неэффективной, а значит, информацию могут просматривать лица или группы лиц, у которых не должно быть доступа к ней.
• Если требования к безопасности изменятся, потребуется вносить изменения в специально разработанный код, что увеличивает сложность и время на обслуживание.

Пример из сценария
При использовании K2 конфиденциальная информация, например кредитные лимиты, не будет отображаться пользователям, у которых нет доступа.

Целостность данных

K2: Платформа смартобъектов K2 открывает прямой доступ к данным бизнес-систем в реальном времени.

SharePoint 2013: Данные бизнес-систем копируются в приложение для использования в каждом его экземпляре.

Почему это имеет значение

• Данные могут устареть, что приводит к неточностям и не позволяет принимать оптимальные решения.
• Пользователи, не имеющие необходимых прав, могут случайно получить доступ к конфиденциальным данным.

Пример из сценария
Важная информация, например просроченные платежи, может быть неактуальной, что ведет к неточностям, например выставлению завышенных или заниженных счетов.

ФОРМЫ И ИНТЕРФЕЙСЫ

Подключение к источникам информации в режиме реальном времени - чрезвычайно важная и полезная функция K2, однако возможности K2 бизнес-приложений этим не ограничиваются. Не менее важно предоставить пользователю удобные инструменты для создания интерфейсов приложений, информация в которых будет представлена в удобном для просмотра и изменения виде, позволяя принимать верные решения. K2 значительно упрощает и ускоряет создание интерфейсов (форм), соответствующих и специфике бизнес-процессов, и особенностям данных, как для ИТ-профессионалов, так и для пользователей с минимальными навыками в области ИТ.

Разработка простых форм

K2: K2 автоматически создает интерфейсы для каждого списка или библиотеки SharePoint, связанных с бизнес-приложением, и эти формы могут использоваться повторно в нескольких приложениях.

SharePoint 2013: SharePoint 2013 автоматически создает формы для каждого списка или библиотеки SharePoint.

Почему это имеет значение
В SharePoint 2013 формы привязаны к SharePoint, поэтому возможности повторного использования ограничены. Это снижает эффективность и увеличивает затраты времени при разработке приложений.

Пример из сценария
Смарт-формы K2 позволяют с легкостью встраивать списки заказчиков и заказов в другие веб-приложения вместе с основанными на библиотеке документов функциональностью и данными.

Разработка сложных форм

K2: Конструктор K2 smartforms может использоваться для изменения форм, созданных автоматически. Можно добавлять информацию из любой системы, обогащая формы новой функциональностью.

SharePoint 2013: Формы SharePoint могут изменяться с помощью InfoPath или Visual Studio, если только форма не является частью бизнес-процесса. В последнем случае единственной возможностью является разработка специального ASP.NET кода в Visual Studio.

Почему это имеет значение
В большинстве бизнес-приложений данные, необходимые для принятия пользователями решений, разбросаны по разным системам. Не имея возможности создавать формы, в которых вся информация объединена, пользователи приложений на базе SharePoint вынуждены работать с несколькими формами или прибегать к ресурсам разработчиков для написания специального кода.

Пример из сценария
В ходе анализа заказа на продажу часто требуется ознакомиться с дополнительной информацией, например историей заказов данного клиента, неоплаченными счетами и невыполненными заказами. K2 позволяет получать доступ к необходимой информации в других бизнес-системах и добавлять ее в смарт-формы, благодаря чему менеджеры по продажам смогут принимать оптимальные решения, работая непосредственно с одним единственным интерфейсом.

Управление версиями

K2: K2 поддерживает полноценное управление версиями, что позволяет в любое время "откатиться" на предыдущие версии форм.

SharePoint 2013: SharePoint не поддерживает несколько версий одной формы. Опубликованная на сайте форма становится единственной возможной версией.

Почему это имеет значение
Откат изменений, которые могут вызвать сложности в работе приложения, очень сложен и может привести к тому, что приложение не будет функционировать, пока неисправность устраняется.

Пример из сценария
Реализация изменений в существующих приложениях должна быть максимально упрощена. В некоторых случаях существующие экземпляры должны продолжать использовать ту же версию, с которой начиналась работа. Однако возможны ситуации, когда пользователю необходимо не только создать новую версию форм, но и одновременно обновить запущенные экземпляры, чтобы они работали с этими версиями.

Повторное использование

K2: Практически все компоненты K2, включая правила, формы и компоненты бизнес-процессов, могут повторно использоваться в различных приложениях вне зависимости от их интеграции с SharePoint.

SharePoint 2013: Формы SharePoint связаны с конкретным списком или библиотекой определенного узла, поэтому повторное использование невозможно. Сюда же относятся и подключения к внешним источникам данных. Поля или свойства, взятые из бизнес-системы, требуют нового подключения при каждом их использовании в форме.

Почему это имеет значение
Различные корпоративные приложения, в которых используются формы, часто имеют общие элементы: данные и компоненты форм могут быть одними и теми же. K2 позволяет создавать такие компоненты один раз, а затем повторно использовать их во всех приложениях. Это сокращает время разработки. В SharePoint нужно индивидуально создавать или настраивать каждый компонент каждого приложения, что требует более значительных усилий. Увеличивается время создания и затраты на поддержку.

Пример из сценария
Бизнес-процесс утверждения заказа на продажу включает ряд этапов, в ходе которых пользователям назначаются задачи. Информация о заказчике является общим элементом всех форм. Добавление еще одного поля в этот раздел влияет на все другие формы в приложении и требует разработки и тестирования. Однако благодаря функциям повторного использования, которые доступны в K2, изменить требуется лишь одно представление. Задача по добавлению поля существенно упрощается, а само изменение немедленно применяется в рамках приложения в целом.

РАЗРАБОТКА WORKFLOW

K2 обладает широкими возможностями работы с бизнес-процессами и имеет встроенные конструкторы для их проектирования. Они позволяют разрабатывать эффективные бизнес-приложения. Бизнес-процессы в K2 масштабируемы и могут применяться как для простейших задач, так и для сложных решений с политиками, правилами, эскалациями и работой с исключениями. Конструкторы бизнес-процессов позволяют формировать их на базе уже имеющихся компонентов, поэтому каждое последующее приложение создается быстрее предыдущего.

Среды разработки

K2: K2 предлагает различные визуальные среды разработки, отвечающие потребностям разных разработчиков приложений: веб-конструктор, клиентский конструктор в стиле Office, а также интеграция с Visual Studio для создания специализированных программ.

SharePoint 2013: В SharePoint 2013 доступен только инструмент визуального проектирования и конструктор Visual Studio.

Почему это имеет значение
Хотя возможности разработки в SharePoint 2013 значительно улучшены, они все равно ограничены и часто вызывают необходимость доработок в Visual Studio.

Пример из сценария
Владельцам бизнеса, которые лучше всего понимают процессы согласования продаж, требуются простые в использовании инструменты, позволяющие изменить схему процесса без программирования. Если процесс согласования продаж сопоставлен в K2, он может развертываться в готовом виде. Если же требуется дополнительная функциональность, процесс передается техническим специалистам для внесения дополнений при помощи Visual Studio.

Возможности маршрутизации

K2: Конструкторы K2 упрощают сложную маршрутизацию задач, включая возможность использовать данные приложений для выбора варианта выполнения задачи. Мощные возможности маршрутизации K2 позволяют определить целый ряд сценариев, в том числе:

• кольцевой маршрут;
• с минимальными трудозатратами;
• с учетом доступности;
• с голосованием;
• с одобрением не менее одного варианта;
• не более чем с тремя отклонениями;
• с выбором специальной среды выполнения;
• с выбором специальной среды разработки;
• создание и использование шаблонов маршрутизации.

Выше приведена лишь небольшая часть возможностей маршрутизации в K2. Описание дополнительных сценариев маршрутизации в K2 приводится в других материалах, в том числе и этого блога.

SharePoint 2013: В SharePoint 2013 добавлен ряд новых функций маршрутизации, включая циклы и этапы, однако комплексные сценарии сложны в настройке и в некоторых случаях приводят к непредвиденному поведению приложения. Кроме того, бизнес-процессы SharePoint 2013 оптимизированы для сценариев типа «утвердить/отклонить». Более сложные варианты или варианты с иной логикой, например «утвердить/отклонить/переработать», требуют дополнительной настройки в каждом приложении, а изменение конфигурации в SharePoint требует дополнительных привилегий, которых, как правило, нет у обычных пользователей SharePoint.

Почему это имеет значение
Корпоративные бизнес-приложения редко следуют простой логике «утвердить/отклонить». Для более сложных сценариев часто требуются дополнительные параметры, а в SharePoint эти конфигурации требуют доработки на уровне кода, что усложняет систему и затрудняет ее обслуживание.

Пример из сценария
На этапе анализа заказа у проверяющего должна быть возможность выбора одного из вариантов: утвердить заказ, отклонить его или отправить по нему запрос. В K2 каждое из этих действий создает отдельную ветвь бизнес-процесса, причем это стандартная конфигурация K2 для пользовательских задач. Если используется только SharePoint, без доработки, то отправлять вышеуказанный запрос пользователь не может.

Обработчик правил

K2: Встраиваемые функции K2 содержат обширную библиотеку математических и логических расчетов, которые можно использовать в бизнес-приложениях. Вы можете создавать и собственные встраиваемые функции, чтобы использовать их впоследствии в правилах workflow и форм.

SharePoint 2013: SharePoint 2013 предлагает список базовых и математических функций.

Почему это имеет значение
Хотя в SharePoint содержится достаточно функций, их список не является исчерпывающим, а данные, используемые в правиле, должны храниться в SharePoint. Это часто приводит к дублированию данных и потенциальному устареванию информации.

Пример из сценария
В политиках компании указано, что если заказчик превышает кредитный лимит, то он не может размещать новые заказы. И хотя при размещении новых заказов могут быть реализованы базовые функции проверки, они не работают с более старыми заказами. Частью бизнес-процесса K2 является возможность расчета суммы к уплате клиентом, который размещает новый заказ, полностью не оплатив предыдущие.

Возможности расширения

K2: Конструктор в K2 является полностью расширяемым, что позволяет добавлять специальные действия, события и логику правил.

SharePoint 2013: В конструкторах SharePoint поддерживаются пользовательские действия, однако если необходимо дописывать код, следует учитывать, что такие доработки смогут выполняться только в локальных средах (Office365 не поддерживается).

Почему это имеет значение
Внедрение пользовательского кода может повлиять на возможность размещать приложение в облаке.

Пример из сценария
K2 позволяет запускать разработанное приложение как в локальной, так и в облачной среде, что невозможно в SharePoint.

Повторное использование

K2: Практически все компоненты K2, включая правила, формы и компоненты бизнес-процессов, могут использоваться повторно в различных приложениях вне зависимости от их интеграции с SharePoint.

SharePoint 2013: Приложения бизнес-процессов SharePoint связаны с конкретным списком или библиотекой определенного узла, поэтому повторное использование невозможно. Сюда же относятся и подключения к внешним источникам данных. Поля или свойства, взятые из бизнес-системы, требуют нового подключения при каждом их использовании в бизнес-процессе.

Почему это имеет значение
Различные корпоративные приложения, в которых используются формы, часто имеют общие элементы: данные и компоненты форм могут быть одними и теми же. K2 позволяет создавать такие компоненты за один раз, а затем повторно использовать их во всех приложениях. Это сокращает время разработки. В SharePoint нужно индивидуально создавать или настраивать каждый компонент каждого приложения, что требует более значительных усилий. Увеличивается время создания и затраты на поддержку.

Пример из сценария
Данный сценарий не является единственным. На создание приложений тратится немало времени, поэтому повторное использование компонентов является серьезным преимуществом.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАДАЧАМИ WORKFLOW

В конечном счете бизнес-приложения K2 предназначены для того, чтобы пользователи в организации могли выполнять необходимые им действия. Возможность взаимодействия с задачами бизнес-приложения и управление ими является основой реализации бизнес-процесса. Если же у пользователей нет простого и интуитивно понятного механизма работы с задачами, они вряд ли станут пользоваться приложением регулярно. Ниже приводится сравнение способов работы с задачами в бизнес-приложении K2 и приложения, построенного на базе стандартных возможностей SharePoint 2013.

Пользовательские интерфейсы

K2: В формы задач можно включать любую и всю необходимую информацию, необходимую для принятия обоснованного решения, вне зависимости от ее источника.

SharePoint 2013: Формы задач, как правило, отделены от форм с бизнес-данными, необходимыми для принятия решений. Чтобы внести дополнительную информацию, необходимо программирование на ASP.NET для вызова необходимых источников данных и правильного отображения информации.

Почему это имеет значение
Формы задач, включающие все информацию, необходимую для принятия обоснованного решения, — важнейший компонент эффективного бизнес-приложения. Без них пользователи будут тратить время в поисках нужной им информации.
Специально разработанные формы задач трудно поддерживать, особенно когда изменяются требования или сами задачи. Чем больше времени тратится на поддержку, тем менее гибкими становятся приложения.

Пример из сценария
При рассмотрении заказа на покупку дополнительная информация позволяет принимать обоснованные решения и добиваться лучших результатов. Например, доступ к истории заказов клиента позволяет просматривать шаблоны в его действиях, а также финансовую благонадежность и важность. Обстоятельства, связанные с просроченной оплатой заказа, могут повлиять на следующее решение: если счет по предыдущему заказу просрочен из-за задержки поставки, то текущий можно одобрить. Если же платеж по заказу просрочен без объяснения, то поставки следует приостановить до тех пор, пока задолженность не будет погашена.

Делегирование и переназначение задач

K2: Стандартная функциональность K2 позволяет пользователям переназначать или делегировать задачи другим лицам прямо из своего списка задач.

SharePoint 2013: Возможность делегирования доступна, однако она должна дополнительно включаться в бизнес-процесс при его создании.

Почему это имеет значение
Если часто используемые функции не были заранее включены в каждый бизнес-процесс, то предоставлять их конечным пользователям будет не столь удобно.

Пример из сценария
В некоторых случаях коллеге может потребоваться проверить или подтвердить задачу. В примере с заказом на покупку лояльный клиент запрашивает отсрочку платежа на один день. Используя K2, можно делегировать исключения специалисту по дебиторской задолженности, который лучше разбирается в вопросе.

Отсутствие в офисе, замещение (Out of Office)

K2: Функциональность K2 позволяет легко настроить переадресацию задач пользователя на случай его отсутствия в офисе. При этом, при переадресации, доступны правила - например, процессы согласования договоров направлять на одного специалиста, а финансовые процессы - на другого.

SharePoint 2013: Изначально у SharePoint возможности работы с расширенными сценариями отсутствуют. Для внесения указанной функции в бизнес-приложения требуется доработка.

Почему это имеет значение
Отсутствие в офисе — не причина прекращать работу. Такие встроенные функции бизнес-приложений K2, как отметка об отсутствии и делегирование задач, обеспечивают бесперебойное выполнение процессов.

Пример из сценария
Работа не должна прекращаться, даже если сотрудник находится в отпуске или ушел к врачу. Возможности K2 позволяют определить, кто будет выполнять задачи отсутствующего сотрудника. Так, можно передать все задачи одному пользователю либо разные задачи разным сотрудникам. Например, при отсутствии Иванова все запросы на отпуск направляются Петрову, а заказы на покупку передаются Сидорову.

КОНТРОЛЬ И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ

K2 обеспечивает полноценный контроль бизнес-приложений, включая возможность управлять средой, адаптировать и контролировать её. Управление решениями с K2 реализовано в удобной вам административной среде. Варианты обеспечения безопасности бизнес-процессов и задач позволяют детально настраивать элементы безопасности рабочей среды. Управление версиями позволяет переключаться между различными версиями бизнес-процесса, минимизируя время простоя и увеличивая производительность. Благодаря функциям масштабирования, K2 поддерживает самые сложные и требовательные бизнес процессы.

Управление версиями

K2: Ключевые компоненты K2, включая смартформы и бизнес-процессы, поддерживают управление версиями, так что при необходимости можно откатываться на более ранние версии. Экземпляры бизнес-процесса можно выполнять в рамках существующей версии или переводить на новую, в зависимости от требований бизнеса.

SharePoint 2013: SharePoint сохраняет только текущую версию процессов и форм. Если новая версия процесса публикуется при работающих экземплярах, то перевод их на новую версию будет невозможен.

Почему это имеет значение
Управление версиями очень важно для корпоративных приложений. Возможность отката на более раннюю версию бизнес-процесса или формы позволят сократить простои при появлении технических проблем.
Обновление существующих приложений привносит существенные изменения в работающие экземпляры. Без удобного управления версиями нет возможности улучшать существующие приложения.

Пример из сценария
Приложение для работы с заказами на продажу проходит ежегодный цикл обновления. K2 позволяет создавать новую версию бизнес-процесса или формы и использовать ее для новых экземпляров, а те, что уже находятся в процессе разработки, могут и далее использовать существующую версию.

Управление средами

K2: Консоль управления K2 представляет собой пользовательский интерфейс для всех задач, необходимых для оптимального функционирования среды K2.

SharePoint 2013: Многие функции управления регулируются кодом, написанным в Visual Studio. Отсутствует пользовательский интерфейс для административных задач, хотя трассировка событий позволяет наблюдать за производительностью сервера.

Почему это имеет значение
Администраторы серверов, как правило, не занимаются администрированием приложений: эта задача возложена на бизнес-пользователей, которые не знакомы с техническими инструментами, такими как диспетчер событий.

Пример из сценария
Владельцам процессов необходим визуальный инструмент управления и поддержки бизнес-приложений. Для новых заказов на продажу необходимы разрешения на создание, утверждение и просмотр новых заказов.

Обработка ошибок

K2: Функции обработки ошибок и отчетности реализованы в консоли управления K2, а также с помощью диспетчера экземпляров в Visual Studio. В К2 вам никогда не придется прерывать и запускать заново процесс, который вывалился в ошибку - всегда можно все поправить. (см статью Обработка ошибок K2 вручную)

SharePoint 2013: Экземпляры, в которых возникает ошибка, немедленно прекращаются работу, если не установлено последнее обновление SharePoint (имеется улучшение, позволяющее временно приостанавливать работу экземпляра). Поиск и устранение ошибок выполняется при помощи журналов SharePoint. Хотя действия, которые вызывают ошибки, можно обновить, эти изменения затрагивают только новые экземпляры процессов.

Почему это имеет значение
Возможности обработки ошибок и поиска неисправностей повышают эффективность администрирования приложений и их поддержки.

Во избежание переработок и недовольства конечных пользователей важно иметь возможность исправлять ошибки в выполняемых задачах.

Даже грамотно спроектированные и прошедшие тестирование процессы могут выполняться с ошибками вследствие внешних факторов, например из-за недоступности почтового сервера по причине отказа сети.

Пример из сценария
В конце процесса обработки заказа на продажу клиенту отправляется копия счета и данные для отслеживания заказа. Перебои в работе сети привели к ошибке на этапе оповещения, и процесс закончился с ошибкой. Важно определить и устранить проблему так, чтобы она не повлияла на обработку других заказов и на клиента. В K2 доступно множество функций для оповещения владельцев процессов о неполадках, что позволяет оперативно определить причину и быстро ее разрешить.

Безопасность

K2: K2 позволяет настроить функции безопасности от уровня приложения до уровня действия по задаче. Безопасность настраивается на уровне группы, отдельного пользователя или даже роли.

SharePoint 2013: Доступ осуществляется на основании стандартных параметров безопасности списка SharePoint (добавление, управление и пр.)

Почему это имеет значение
Роли безопасности в приложениях не всегда точно совпадают с уровнем безопасности списка или библиотеки SharePoint. Использование одинаковых ролей может открыть среду или приложения SharePoint большему количеству людей, чем это надо. Помимо этого, детализация настроек безопасности SharePoint может быть недостаточной для конкретных приложений.

Пример из сценария
У клиентов должна быть возможность размещать новые заказы, однако один клиент не должен видеть заказы другого пользователя и отслеживать процесс утверждения его заказов.

Нагрузка и производительность приложений

K2: Сервер K2 — это система корпоративного уровня. Он оптимизирован для выполнения большого количества приложений и их экземпляров одновременно. Существующие у клиентов системы позволяют запускать и поддерживать более 1 млн процессов ежедневно в рамках одной среды.

SharePoint 2013: В SharePoint 2013 предприняты усилия по созданию выделенного диспетчера бизнес-правил, однако существует и ряд ограничений:

• одновременно может выполняться не более 15 процессов для одной базы данных контента;
• максимальный размер определений процессов — не более 5120 КБ;
• максимальное количество активаций процессов — не более 6 в секунду на один веб-сервер.

Почему это имеет значение
Организации со значительными требованиями или большим количеством пользователей довольно быстро сталкиваются с ограничениями среды SharePoint. Чтобы справиться с рабочей нагрузкой приложений, им приходится добавлять полноценные серверы SharePoint — даже если остальные функции этой системы им не требуются.

Пример из сценария
Объем заказов клиентов может существенно меняться в зависимости от времени суток, года или сезонности. Если архитектура не поддерживает масштабируемость, неожиданные всплески могут привести к системным сбоям и падению производительности.

ОТЧЕТНОСТЬ И АНАЛИТИКА

Администраторы и участники процессов должны иметь возможность быстро находить «узкие места» любых бизнес-приложений. Это позволяет своевременно оптимизировать процессы на постоянной основе. K2 упрощает доступ к информации и ее понимание, и обеспечивает полную прозрачность бизнес-приложений. За это отвечают такие функции, как просмотр форм (визуальное представление запущенных процессов в реальном времени) и портал процессов (созданная на базе SharePoint панель для отслеживания состояния всех запущенных процессов).

Отчетность по экземплярам процессов

K2: Стандартные отчеты K2 содержат детальную информацию о каждом экземпляре, включая любые изменения, внесенные в данные при работе с приложением.

SharePoint 2013: В SharePoint имеется доступ к базовой информации каждого экземпляра, однако необходима доработка с использованием API и знание структуры хранения данных. Журнал по умолчанию фиксирует историю выполнения процессов на уровне каждого сайта. Это усложняет поиск бизнес-информации в журналах данных и требует написания значительных объемов кода.

Почему это имеет значение
Удобная пользовательская отчетность позволяет наблюдать за эффективной работой приложений и контролировать важную информацию без привлечения ИТ-ресурсов.
Объем работы распределяются в течение года неравномерно. Понимание этих тенденций дает организациям возможность повысить качество планирования.

Пример из сценария
Целевые рекламные кампании и специальные предложения позволят увеличить количество заказов в «низкий» сезон. В периоды с большей активностью клиентов могут потребоваться дополнительные сотрудники, которые помогут быстрее обрабатывать заказы.

Аудит

K2: K2 предоставляет подробную информацию о каждом шаге процесса: кто принял решение, какое решение было принято, какая информация была добавлена или обновлена. По мере необходимости можно проводить аудит дополнительной информации или добавлять новый источник данных для записи журнала аудита.

SharePoint 2013: SharePoint предоставляет базовую информацию, например время начала и окончания, однако по умолчанию эта информация скрыта. Доступ к ней возможен только с помощью диспетчера SharePoint, для чего требуются расширенные привилегии. Для отдельного приложения можно включить сбор дополнительной информации, однако эта функция не может использоваться повторно для нескольких приложений.

Почему это имеет значение
Подробный журнал аудита — важнейшее требования для многих приложений, особенно в таких отраслях, как здравоохранение и финансовые услуги. Сам журнал аудита ведется стандартными средствами K2, а дополнительные требования несложно реализовать.

Пример из сценария
Если что-то случится с заказом, важно располагать доступом к полному набору журналов, которые позволят изучить ситуацию и определить, что именно вызвало проблему и что нужно сделать, чтобы предотвратить аналогичные случаи в будущем.

Специализированные отчеты

K2: В K2 доступен веб-конструктор отчетов, с помощью которого пользователи могут создавать собственные отчеты на базе данных из бизнес-систем (благодаря смартобъектам K2) и данных процессов. Кроме этого, в K2 входит поставщик ADO.NET, интеграция с Visio и Excel Services, PowerPivot, а также доступ с помощью API для разработчиков, которые предпочитают создавать отчеты в промышленных стандартах, например SSRS.

SharePoint 2013: Специализированные отчеты можно разрабатывать с помощью API и REST-сервисов.

Почему это имеет значение
ИТ-ресурсы, как правило, не обладают временем или бюджетом на разработку специализированных отчетов для каждого сотрудника, который работает с приложением. В результате снижается наглядность и качество принятия решений. Благодаря таким инструментам, как конструктор отчетов K2, конечным пользователям наглядно доступна вся необходимая информация, при этом не требуется писать код или привлекать ИТ-ресурсы.

Пример из сценария
При обработке заказа на продажу отделу дебиторской задолженности может понадобиться узнать возраст заказа в сравнении с другими. Сотруднику клиентского отдела может понадобиться история возвратов. Благодаря K2 пользователи могут создавать свои пакеты отчетов, не привлекая ИТ-ресурсы.